Welche Daten sollten archiviert werden?
Die Arten von Dokumenten, die archiviert werden müssen, sind gesetzlich vorgeschrieben und variieren je nach Branche und Betriebsart. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz verkürzen sich zwar einige der Fristen, die Dokumente sollten dennoch mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen laufen.
Für eine revisionssichere Archivierung ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entscheidend. Diese Grundsätze umfassen:
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Ordnung
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Unveränderbarkeit
Alle Änderungen an archivierten Dokumenten müssen genau dokumentiert werden. Die Datenmengen dürfen nicht einfach reduziert werden, und das Format muss beibehalten werden. Daher ist ein strukturiertes Ablagesystem mit sinnvoller Verschlagwortung und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz des Archivs vor Angriffen ist notwendig. Dabei muss das Ablagesystem im Zuge einer Prüfung von einer dritten Person verstanden und genutzt werden können.
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