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In 3 Schritten zur Einführung digitaler Lieferantenakten

Digitale Lösungen entlang der Supply Chain

Haben Sie noch einen Aktenschrank? Die physische Aktenablage sollte eigentlich längst der Vergangenheit angehören. Die Zukunft ist digital! Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur komfortabler und schneller, sondern auch sicherer als der Umgang mit Papierdokumenten in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Besonders in der Logistikbranche bieten digitale Akten erhebliche Vorteile: Sie ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente wie Lieferantenverträge, Frachtbriefe und Zollpapiere, sodass bspw. Berufskraftfahrer nicht mehr auf die richtigen Dokumente warten müssen, sondern diese jederzeit griffbereit haben. Zudem stellt ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter:innen auf digitale Akten zugreifen können, wodurch die Sicherheit sensibler Dokumente gewährleistet wird.

Weitere Vorteile digitaler Akten:

  • Kostenreduzierung durch weniger Papier, Toner und Porto
  • Mehr Produktivität durch strukturierte Ablage und kürzere Durchlaufzeiten
  • Fachkräftemangel reduzieren durch frei werdende Kapazitäten
  • Gleichzeitiger Zugriff für mehrere Personen
  • Platzeinsparung durch Abschaffung des Papierarchivs
  • Integration in ERP und CRM

Wussten Sie schon ...?

Digitale Akten fassen sämtliche Dokumente zusammen, die thematisch und fachlich zusammengehören. Dabei lässt sich ein Dokument beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physisch mehrfach zu existieren.

Welche Daten sollten archiviert werden?

Die Arten von Dokumenten, die archiviert werden müssen, sind gesetzlich vorgeschrieben und variieren je nach Branche und Betriebsart. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren.  Durch das Bürokratieentlastungsgesetz verkürzen sich zwar einige der Fristen, die Dokumente sollten dennoch mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen laufen.

GoBD-konforme Archivierung

Für eine revisionssichere Archivierung ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entscheidend. Diese Grundsätze umfassen:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Ordnung
  • Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
  • Unveränderbarkeit

Alle Änderungen an archivierten Dokumenten müssen genau dokumentiert werden. Die Datenmengen dürfen nicht einfach reduziert werden, und das Format muss beibehalten werden. Daher ist ein strukturiertes Ablagesystem mit sinnvoller Verschlagwortung und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz des Archivs vor Angriffen ist notwendig. Dabei muss das Ablagesystem im Zuge einer Prüfung von einer dritten Person verstanden und genutzt werden können.

Einführung digitaler Akten im Unternehmen

Wie lassen sich digitale Akten am einfachsten im Unternehmen einführen? Und worauf ist dabei zu achten? Dieses Whitepaper bietet Ihnen einen Überblick über den gesamten Projektablauf, von der Analyse über die Einführung bis zur Etablierung. So gelangen Sie in 3 Phasen sicher ans Ziel.

Erfolgsgeschichten

Noch nicht überzeugt? Lernen Sie von echten Projekten und nutzen Sie die 7 Erfolgsgeschichten zur Einführung digitaler Akten in realen Unternehmenskontexten. Von klassischen Aktenarten wie Lieferanten-, Kunden-, Personal- und Projektakten bis hin zu branchenspezifischen Aktenarten finden Sie zahlreiche Beispiele.

Fahren Sie nicht mit angezogener Handbremse, überzeugen Sie sich selbst und laden Sie sich hier das Whitepaper herunter! Folgende Unternehmen aus dem Logistik Bereich setzen auf digitale Lösungen von d.velop:

Die d.velop AG

Die d.velop-Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren. Dabei stellt das Unternehmen digitale Dienste bereit, die Menschen verbinden und Abläufe vereinfachen. Ein internationales Netzwerk aus rund 400 spezialisierten Partnern macht d.velop-Produkte weltweit verfügbar. Sie sind branchenübergreifend bei mehr als 13.000 Kunden mit über 3,2 Millionen Anwendern im Einsatz.

 
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